Durch Nutzung der zentralen E-Mail-Adresse vps@neukirchen-vluyn.de können rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt gesandt werden.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Neukirchen-Vluyn für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Die Stadt Neukirchen-Vluyn kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter

Wir bitten um Verständnis, dass wir Signaturen anderer Anbieter derzeit nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt! Darüber hinaus beachten Sie bitte, das "eingebettete" Signaturen nicht geprüft und akzeptiert werden können.

Desweiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Virtuelle Poststelle senden.
Folgende Verschlüsselungsverfahren werden unterstützt:

• S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten Öffentlichen Schlüssel. Dieser steht am Ende der Seite zum Download bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Dateianhänge

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

Für Dokumente

• PDF (Portable Document Format)
• DOC / DOCX / DOT / DOTX (Microsoft Word-Dateien)
• RTF (Rich Text Format)
• TXT (Textdateien im Format ASCII)
• XLS / XLSX (Microsoft Excel-Dateien)
• PPS / PPSX / PPT / PPTX (Microsoft Powerpoint-Dateien)

Für Bilder

• JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
• PNG (Portable Network Graphics)
• TIFF (Tagged Image File Format)
• BMP (Windows Bitmap)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Sofern Ihre E-Mail nicht verarbeitet werden kann, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Neukirchen-Vluyn und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen!

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: poststelle@neukirchen-vluyn.de-mail.de

Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Neukirchen-Vluyn ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Die Stadt Neukirchen-Vluyn eröffnet diesen Zugang für De-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

1. Dateianhänge

Werden Dateianhänge an die Stadt Neukirchen-Vluyn versandt, so ist zu beachten, dass die Stadt Neukirchen-Vluyn nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende gängige Dateiformate werden aktuell unterstützt:

Für Dokumente

• PDF (Portable Document Format)
• DOC / DOCX / DOT / DOTX (Microsoft Word-Dateien)
• RTF (Rich Text Format)
• TXT (Textdateien im Format ASCII)
• XLS / XLSX (Microsoft Excel-Dateien)
• PPS / PPSX / PPT / PPTX (Microsoft Powerpoint-Dateien)

Für Bilder

• JPEG (JPEG File Interchange Format (JFIF))
• PNG (Portable Network Graphics)
• TIFF (Tagged Image File Format)
• BMP (Windows Bitmap)

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (zum Beispiel mit den Dateiendungen *.exe und *.bat- sowie Office-Dateien mit Makros), werden von der Stadt Neukirchen-Vluyn nicht entgegengenommen.

Sollte die De-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie der Stadt Neukirchen-Vluyn übersenden, vom Virenschutzprogramm als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden beziehungsweise wird die De-Mail ungelesen gelöscht. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, dass Ihre De-Mail nicht angenommen werden konnte.

2. De-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimme Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.

Wir haben den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt“ gewählt wurde.

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